1. КОЛИ СТВОРЮЄТЬСЯ АКТ?
2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ АКТА
3. заголовна частина
4. змістовна частина
5. оформляє частину
6. РУХ ДОКУМЕНТА

«Трохи що не так - складіть акт». Такий наш рада кадровику в будь-якій конфліктній ситуації. Але як підготувати цей документ, щоб згодом не було проблем, враховуючи, що ніяких вимог до його змісту і форми закон не пред'являє? Сьогодні ми розповімо, як скласти ідеальний акт, за який не доведеться червоніти ні перед начальством, ні перед суддею.

Читайте також:

Для чого потрібен акт? Основне його завдання - фіксація встановлених декількома особами фактів або опис відбулися в присутності свідків подій. У практиці кадрової роботи акти складаються найчастіше в конфліктних ситуаціях, наприклад при порушенні працівником дисципліни праці, заподіянні матеріальних збитків. Цей документ використовується в цілях дотримання певних процедур, якщо складення акта прямо передбачено законом. Нерідко бувають і такі ситуації, коли нормативні акти не наказують оформити акт, але роботодавець надає перевагу це зробити, щоб мати можливість використовувати даний документ, наприклад в якості доказу в суді.

словник кадровика
Акт - інформаційно-довідковий документ, в якому фіксуються встановлені кількома особами факти або описуються відбулися в присутності свідків події

Випадки оформлення акта, звичайно ж, не обмежуються ситуаціями, коли потрібне залучення працівника до дисциплінарної або матеріальної відповідальності. Необхідність створення цього документа нерідко з'являється і в звичайних «робочих» ситуаціях.

Отже, подивимося, в яких саме випадках повинен складатися акт, а також які вимоги пред'являються до його змісту та оформлення.

КОЛИ СТВОРЮЄТЬСЯ АКТ?

Основне питання, яке виникає у працівників кадрової служби: в яких саме ситуаціях необхідно оформляти акт, а коли можна без нього обійтися?

В першу чергу, акти повинні оформлятися у випадках, прямо передбачених Трудовим кодексом РФ.

Наприклад, ч. 1 ст. 193 ТК РФ передбачає: до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення не представлено, складається відповідний акт.

Таких ситуацій не дуже багато. Випадки обов'язкового складання актів, передбачені ТК РФ, а також особливості їх змісту наведено нижче.

Необхідність складання акту може бути передбачена і іншими нормативними актами.

Відповідно до п. 42 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки», зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки і вкладиша до неї підлягають знищенню з складанням відповідного акту.

Випадки складання акта, передбачені ТК РФ

Випадки, в яких потрібно скласти акт Зміст акта Стаття ТК РФ Працівник після закінчення двох робочих днів після затребування не надав роботодавцю письмове пояснення за фактом порушення дисципліни В акті про неподання працівником пояснень за фактом порушення дисципліни праці називаються обставини, при яких таке пояснення було затребувано роботодавцем , а також фіксується факт відмови працівника від подання письмових пояснень Частина 1 ст. 193 Працівник відмовляється ознайомитися подщ розпис з наказом (розпорядженням) роботодавця про застосування дісціплінарого стягнення В акті про відмову працівника від ознайомлення під розпис з наказом про накладення досціплінарного стягнення називаються обставини, при яких працівникові було запропоновано під розпис ознайомитися з наказом роботодавця, а також фіксується факт відмови працівника від ознайомлення з наказом під розпис Частина 6 ст. 193 Нещасний випадок, кваліфікований за результатами розслідування як нещасний випадок і яка спричинила за собою необхідність переведення потерпілого відповідно до медичного висновку на іншу роботу, потріть ним працездатності на термін не менше одного дня або смерть потерпілого В акті про нещасний випадок на виробництві повинні бути детально викладені обставини і причини нещасного випадку, а також вказані особи, які допустили порушення вимог охорони праці. У разі встановлення факту грубої необережності застрахованого, сприяла виникненню шкоди або збільшенню шкоди, заподіяної його здоров'ю, в акті вказується ступінь провини застрахованого у відсотках, встановлена ​​за результатами розслідування нещасного випадку на виробництві Стаття 230 Працівник відмовляється або ухиляється від подання письмового пояснення для встановлення причини виникнення матеріального збитку У акті про неподання працівником пояснень за фактом заподіяння матеріальної шкоди називаючи ються обставини, при яких ТІАКОМ пояснення було затребувано роботодавцем, а також фіксується факт відмови працівника від подання письмових пояснень Частина 2 ст. 247

завантажити таблицю

Нарешті, акти можуть складатися в ситуаціях, коли це не передбачено будь-яким нормативним документом, але необхідно зафіксувати певні факти або що відбулися в присутності свідків події.

Характерний для трудових відносин приклад - відсутність працівника на робочому місці. Для того щоб в майбутньому роботодавець міг виконати вимогу закону про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності за прогул, він повинен зафіксувати факт вчинення працівником дисциплінарного проступку.

Порада
У локальному нормативному акті зафіксуйте випадки, коли доцільно складання акта, і вимоги до його оформлення

Деякі випадки, коли доцільно скласти акт, хоча цього і не вимагають нормативні документи, наведені нижче. У більшості з них належно оформлений акт допоможе роботодавцю при виникненні спору довести вчинення працівником певних дій (або, навпаки, бездіяльності), підтвердити дотримання певних процедур.

Як бачимо, ситуації, які необхідно заактувати, можуть бути самими різними. Бажано, щоб ці випадки і правила оформлення актів, в створенні яких бере участь кадрова служба, були зафіксовані роботодавцем на локальному рівні, наприклад в Інструкції по кадровому діловодству.

Випадки, в яких доцільно складання акта

Випадки, в яких доцільно скласти акт Зміст акта Працівник не приступив до роботи в день початку роботи, встановлений трудовим договором, або (якщо в трудовому договорі не визначений день початку роботи) на наступний день після вступу договору в силу В акті фіксується той факт, що працівник не приступив до роботи в день початку роботи працівник відмовився отримати примірник трудового договору у акті про відмову працівника отримати примірник трудового договору називаються обставини, при яких трудовий договір був укладений, оф ормлен в двох примірниках і підписаний сторонами, як працівникові було запропоновано отримати примірник трудового договору, проте він відмовився від його отримання. Слід зазначити, що екземпляр трудового договору оформлений на зберігання в кадровій службі і буде виданий працівникові на його вимогу Працівник отримав екземпляр трудового договору, але відмовився підтвердити це підписом на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця В акті про відмову працівника розписатися в отриманні примірника трудового договору перераховуються обставини, при яких трудовий договір був укладений, оформлений в двох примірниках і підписаний сторонами, працівник отримав екземпляр трудового договору, але відмовив я подтведіть його отримання на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця Працівник відмовився ознайомитися під розпис з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з його трудовою діяльністю, колективним договором В акті про відмову працівника розписатися в ознайомленні з правилами внутрішнього трудового распорядкаінимі локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з його трудовою діяльністю, колективним договором перераховуються обстоя ельства, при яких працівникові при прийомі на роботу (до підписання трудового договору) було запропоновано ознайомитися з зазначеними документами роботодавця, працівник з їх змістом ознайомився, проте відмовився підтвердити ознайомлення в письмовій формі Працівник відмовився ознайомитися під розпис з наказом роботодавця (про прийом на роботу, про зміну умов трудового договору, про надання відпустки, про звільнення і т. д.) В акті про відмову працівника ознайомитися під розпис з наказом роботодавця називаються обставини изда ня наказу і факт відмови працівника оформити візу ознайомлення на ньому. Слід зазначити, що працівник ознайомлений зі змістом наказу (наприклад, текст зачитаний йому вголос у присутності свідків) Працівник відмовився ознайомитися з повідомленням (отримати примірник повідомлення) про майбутні зміни певних сторонами умов трудового договору, а також про причини, що викликали необхідність таких змін В акті про відмову працівника ознайомитися з повідомленням (отримати примірник повідомлення) перераховуються обставини, що викликали необхідність зміни певних сторонами умов трудового до ОВОР, факти пропозиції працівнику ознайомитися c повідомленням про такі зміни під розпис і відмова працівника від ознайомлення (отримання примірника повідомлення). Слід зазначити, що працівник ознайомлений зі змістом повідомлення (наприклад, воно зачитано йому в присутності свідків) Працівник відмовився ознайомитися з повідомленням (отримати примірник повідомлення) про звільнення у випадках, коли потрібно таке повідомлення (в зв'язку з незадовільним результатом випробування, в зв'язку з закінченням строку трудового договору, в зв'язку з ліквідацією організації, в зв'язку з скороченням чисельності або штату працівників організації та ін.) в акті про відмову працівника ознайомитися з повідомленням (отримати екзем ляр повідомлення) перераховуються обставини, пов'язані з майбутнім звільненням, факти пропозиції працівнику ознайомитися з повідомленням про звільнення та відмови працівника від ознайомлення (отримання примірника повідомлення). Слід зазначити, що працівник ознайомлений зі змістом повідомлення про звільнення (наприклад, воно зачитано йому в присутності свідків) Працівник відмовився ознайомитися з пропозицією (отримати примірник пропозиції) про переведення на іншу роботу в випадках, коли потрібна така пропозиція (в зв'язку з медичним висновком, в зв'язку з невідповідністю займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації, підтвердженої результатами атестації та ін.) в акті про відмову працівника ознайомитися з пропозицією про пер воді на іншу роботу (отримати примірник пропозиції) перераховуються обставини, що викликали необхідність переведення працівника на іншу роботу, і фіксується відмова працівника ознайомитися з цією пропозицією (отримати примірник). Слід зазначити, що працівник ознайомлений зі змістом пропозиції про переведення на іншу роботу (наприклад, воно зачитано йому в присутності свідків) Працівник порушує дисципліну праці (з'явився на роботі в стані алкогольного, наркотичного або іншого токсичного сп'яніння, відсутній на роботі в робочий час, розголосив охоронювану законом таємницю (в т. ч. персональні дані іншого працівника), що стала йому відомою у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, та ін.) в актах про порушення працівником трудової дисципліни слід дуже під робно описувати, в чому полягає таке порушення, ким воно виявлено, як поводиться працівник, чи дає пояснення в зв'язку з порушенням. У такому акті може бути зафіксована пропозиція працівникові подати письмові пояснення по факту порушення дисципліни праці протягом двох робочих днів. Якщо працівник відмовляється ознайомитися з актом під розпис, про це слід зробити спеціальний запис, а зміст акта зачитати працівникові вголос Працівник відмовився отримати трудову книжку при звільненні В акті про відмову працівника отримати трудову книжку в день звільнення перераховуються обставини, при яких працівникові було запропоновано отримати трудову книжку, але від отримання він відмовився. Зверніть увагу: складання такого акта не звільняє роботодавця від необхідності направити працівнику повідомлення про отримання трудової книжки

Завантажити верхній фрагмент

Завантажити нижній фрагмент

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ АКТА

Основною особливістю такого документа, як акт, є його колегіальне складання (повинно бути не менше двох укладачів).

Наприклад, акт про відмову працівника отримати трудову книжку в день звільнення може бути складений інспектором з кадрів в присутності самого працівника, секретаря керівника організації і бухгалтера.

Іноді акти складають комісії, спеціально створені для здійснення певних дій. Цілі створення та склад таких комісій затверджуються розпорядчим документом керівника організації.

Наприклад, наказом керівника по основній діяльності створена комісія щодо скорочення штату працівників організації, на яку покладено обов'язки з проведення відповідних заходів. Члени комісії можуть скласти акт про відмову працівника ознайомитися з повідомленням про майбутнє звільнення на підставі, передбаченій п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Акти можуть складатися і комісіями, постійно діючими на регулярній основі.

Чи існують типові або уніфіковані форми акта?

Для деяких актів передбачені уніфіковані або типові форми. Так що при виникненні ситуації, що вимагає складання акта, для початку необхідно з'ясувати, чи немає затвердженої форми для її документування.

Типові та уніфіковані форми актів

Найменування документа Нормативний акт, яким затверджена форма документа Акт про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на врмея виконання певної роботи Типова форма № П-73, затв. наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню Додаток 3 до п. 2.4.1 Основних правил роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) Акт про нещасний випадок на виробництві Форма Н -1, затв. постановою Мінпраці Росії від 24.10.2002 № 73 Акт про розслідування групового нещасного випадку (важкого нещасного випадку, нещасного випадку із смертельним наслідком) Форма 4, затв. постановою Мінпраці Росії від 24.10.2002 № 73 Акт інвентаризації готівкових грошових коштів Уніфікована форма № інв-15, затв. наказом Мінстату України від 18.08.1998 № 88

завантажити таблицю

Якщо затвердженої форми немає, укладачі акту використовують бланк організації. При цьому слід пам'ятати, що формуляр акта (додаток 2) включає такі реквізити:
1) найменування організації;
2) назва структурного підрозділу;
3) дата;
4) реєстраційний номер;
5) місце складання документа;
6) гриф затвердження (при необхідності);
7) заголовок до тексту;
8) текст;
9) відмітка про наявність додатку (при необхідності);
10) підписи;
11) візи ознайомлення;
12) відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Ці реквізити розташовуються в трьох структурних частинах документа: заголовної, змістовної і оформляє.

заголовна частина

Зверніть увагу!
При наявності скороченого найменування організації спочатку вказується повне, а потім, нижче або за ним, - скорочене (в дужках)

Найменування організації вказується в бланку акту в суворій відповідності з тим, яке закріплене в установчих документах, включаючи скорочене і найменування іноземною мовою.

Найменування виду документа вказується на всіх службових документах, крім листів. Найменування виду документа пишеться після найменування організації прописними буквами: АКТ.

У бланку акта позначаються місця розташування зміннихреквізитів: дата документа і його реєстраційний номер. Дата акту - це дата актіруемого події. Іноді необхідно вказати і інші дати: наприклад, якщо подія катуються не в той день, коли сталося.

Реквізити бланка повідомлення можуть мати кутове розташування.

збільшити зображення

Акт може також складатися на бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів.

збільшити зображення

Деякі акти (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації і пропозиції) підлягають затвердженню - шляхом видання розпорядчого документа або особисто керівником організації. У цих випадках оформлюється гриф затвердження.

збільшити зображення

Наприклад, гриф обмеження доступу до оформляється при складанні акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Приклад оформлення акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню

збільшити зображення

змістовна частина

Заголовок до тексту повинен граматично узгоджуватися зі словом АКТ (наприклад: акт інвентаризації готівкових грошових коштів, акт прийому-передачі кадрової документації) або формулюватися за допомогою прийменника «про» ( «про») (наприклад: акт про нещасний випадок на виробництві, акт про відсутності працівника на робочому місці).

Текст акту складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині акта вказуються:
• найменування документа, відповідно до якого була утворена комісія, його дата і номер;
• або найменування, дата і номер документа, на підставі якого проводиться ревізія, перевірка;
• чи подія, факт, що послужили підставою для складання акту. Якщо акт складається комісією - перераховується склад комісії (посади, прізвища, ініціали). Прізвища членів комісії наводяться, як правило, в алфавітному порядку або по старшинству посад, нумеруються арабськими цифрами з крапками. У вступній частині вказуються також особи, які не є членами даної комісії, але присутні при перевірці.

Зверніть увагу!
Текст акту прийнято викладати від третьої особи однини ( «комісія встановила»)

В акті необхідно докладно описати мало місце подія: де і коли воно відбувалося, як поводився працівник, який проступок він зробив, ніж мотивував свою поведінку і т. Д. У деяких ситуаціях бажано зафіксувати точний час події, що відбулася в годинах і хвилинах.

Текст може поділятися на пункти і підпункти або може бути складений у формі таблиці. Наприклад, в табличній формі зручно складати акти прийому-передачі справ.

Приклад оформлення акту прийому-передачі кадрової документації

збільшити зображення

У констатуючій частині акта:
• викладаються цілі, завдання, сутність та характер проведеної комісією роботи;
• фіксуються встановлені факти;
• робляться висновки про отримані результати;
• даються пропозиції щодо усунення виявлених недоліків (при необхідності).

Таким чином, акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів (акти перевірок, обстежень, ревізій, випробування виробів і т. Д.).

оформляє частину

До акта можуть бути додані документи. У цьому випадку оформляється відмітка про наявність додатків.

Акт, як правило, складається в декількох примірниках. Їх число визначається потребами зацікавлених осіб. Відомості про кількість примірників і їх місцезнаходження поміщають в кінці тексту перед підписами (після позначки про наявність додатка, якщо до акта додаються інші документи).

збільшити зображення

Акт підписується особами, які брали участь у його складанні. При цьому якщо акт складений комісією, то вказуються не найменування посад, а розподіл обов'язків між членами комісії: голова, члени комісії.

РУХ ДОКУМЕНТА

Для всіх документів, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях, обов'язкова реєстрація. Так називається запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28).

Акт реєструється в день його підписання укладачами. Реєстраційні форми розробляються роботодавцем самостійно.

збільшити зображення

Працівник повинен бути ознайомлений зі змістом акта. Письмовим підтвердженням того факту, що зміст акту доведено до відома працівника, служить віза ознайомлення. Вона починається словами «З актом ознайомлений» і включає найменування посади працівника, його особистий підпис, його розшифрування та дату. Працівникові може бути запропоновано отримати копію акта.

Якщо працівник відмовляється від ознайомлення з актом і отримання його копії, то в акті про це робиться відповідний запис, який засвідчується підписами укладачів.

Приклад оформлення акта про відмову працівника від ознайомлення з документами і отримання трудової книжки при звільненні

збільшити зображення

Зверніть увагу!
Повний перелік термінів зберігання актів см. На www.pro-personal.ru

З актами ревізій і обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (С актом ознайомлені: підпис, дата). При наявності зауважень акт візують з відміткою: «Зауваження додаються».

Відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, акти мають різні терміни зберігання.

Терміни зберігання актів

Номер статті перелікуВид документаТермін зберігання документаПримітка

79 Акти прийому-передачі; додатки до них складені при зміні:
а) керівника організації;
б) посадових, відповідальних і матеріально відповідальних осіб організації Пост.
5 л. Після зміни посадового, відповідального, матеріально відповідальної особи 206 Звіти, акти про використання, знищення бланків суворої звітності 3 м 246 Справа фонду (історичні і тематичні довідки, відомості про склад і обсяг справ і документів, акти проверкіналічія і стану документів, акти розсекречення та інші документи, що відображають роботу з фондом) Пост. В державні, муніципальні архіви передаються при ліквідації організації 332 Документи (акти, доповідні записки, листування) про дотримання фінансової дисципліни 5 л. ЕПК 579 Документи (протоколи, аналізи, довідки, акти, звіти) про перевірку виконання умов колективного договору Пост. 587 Документи (акти, повідомлення, інформації, доповідні записки, довідки, листування) про дотримання дисципліни праці 3 м 617 Документи (акти, висновки, довідки), що підтверджують важкі, шкідливі, небезпечні умови праці 75 л. ЕПК 632 Документи (акти, висновки, звіти, протоколи, довідки) про виробничі аварії та нещасні випадки:
а) за місцем події
б) в інших організаціях 75 л. ЕПК
5 л. Документи про нещасні випадки, пов'язаних з великим матеріальним збитком і людськими жертвами - пост.

скачать таблицю

Додаток 1

формуляр акта

збільшити зображення