1. Форми персоніфікованого обліку
2. На що звернути увагу
3. Підготовка відомостей в програмі
4. Підготовка до формування відомостей
5. Автоматичне формування відомостей
6. Перегляд і редагування записів про стаж
7. приклад 1
8. приклад 2
9. приклад 3
10. Відомості про суми внесків
11. приклад 4
12. приклад 5
13. Підготовка форми АДВ-11
14. Отримання друкованих форм і файлів для передачі в ПФР

Персоніфікований звіт за оновленими формами страхувальники здавали тільки один раз (за I півріччя 2010 року). Тому у практикуючих фахівців все ще виникає безліч питань щодо оформлення звітності. Звітні дані персоніфікованого обліку за 2010 рік має бути поданий до відділень ПФР до 1 лютого 2011 року. Про те, як підготувати звіт в "зарплатних" рішеннях на платформі "1С: Підприємство 8" розповідає Е.А. Гряніна, незалежний консультант.

Примітка:
Федеральним законом від 08.12.2010 № 339-ФЗ встановлено нові терміни здачі персоніфікованого звіту - не пізніше 15-го числа другого календарного місяця, що настає за звітним періодом. Новий документ вступає в дію з 01.01.2011. Поки немає офіційних роз'яснень щодо того, чи потрібно керуватися новими правилами при здачі звіту за 2010 рік. Слідкуйте за новинами сайту.

Починаючи з 2010 року застосовуються нові форми персоніфікованого обліку. Відповідні зміни до постанови Правління ПФР від 31.07.2006 № 192п "Про форми документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування та Інструкції щодо їх заповнення" внесені постановою Правління ПФР від 07.07.2010 № 166П (Див. Таблицю 1).

Форми персоніфікованого обліку

Примітка:
Федеральним законом від 08.12.2010 № 339-ФЗ встановлено нові терміни здачі персоніфікованого звіту - не пізніше 15-го числа другого календарного місяця, що настає за звітним періодом. Новий документ вступає в дію з 01.01.2011. Поки немає офіційних роз'яснень щодо того, чи потрібно керуватися новими правилами при здачі звіту за 2010 рік. Слідкуйте за новинами сайту.

Починаючи з 2010 року застосовуються нові форми персоніфікованого обліку. Відповідні зміни до постанови Правління ПФР від 31.07.2006 № 192п "Про форми документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування та Інструкції щодо їх заповнення" внесені постановою Правління ПФР від 07.07.2010 № 166П (Див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Найменування форми

Умовне позначення

Примітка

Відомості про нараховані та сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування і страховий стаж застрахованої особи

СЗВ-6-1

Видається на кожну застраховану особу, що має право на пільгове пенсійне забезпечення, або при необхідності виділення окремих періодів в записах про стаж застрахованої особи (тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати ,, по вагітності та пологах, по догляду за дитиною).

Реєстру відомостей про нараховані та сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування і страховий стаж застрахованих осіб

СЗВ-6-2

Облікова форма, представляється на застрахованих осіб, які мають записи про стаж без будь-яких особливостей. Може містити не більше 32 000 записів.

Опис відомостей, переданих страхувальником в ПФР

АДВ-6-2

Містить дані в цілому по страхувальнику, супроводжує пачки документів і реєстрів вхідних вихідних відомостей АДВ-6-3 , СЗВ-6-1 , СЗВ-6-2 , Що подаються, починаючи з 2010 року, а також у складі пачок документів і реєстрів вхідних коригувальних (скасовують) відомостей за періоди з 2010 року.

Опис документів про нараховані та сплачені страхові внески та страхового стажу застрахованих осіб переданих страхувальником в ПФР

АДВ-6-3

Видається в складі пачки входять вихідних (корегувальних, які скасовують) документів, що містять відомості про нараховані та сплачені внески на обов'язкове пенсійне страхування і страховий стаж застрахованої особи, що представляються, починаючи з 2010 року. Опис формою АДВ-6-3 формується тільки для пачок документів індивідуальних відомостей СЗВ-6-1 , Реєстри за формою СЗВ-6-2 описом АДВ-6-3 не супроводжуються.

На що звернути увагу

Звітним періодом, за який подаються відомості, є 2010 рік, однак фактично в відомостях вказуються суми внесків і записи про стаж за останні шість місяців 2010 року, т. Е. За період з 01.07.2010 по 31.12.2010.

В індивідуальних відомостях вказуються суми як нарахованих, так і сплачених за застрахованих осіб страхових внесків, причому нараховані внески - це внески, нараховані ЗА друге півріччя 2010 року, а сплачені внески, це внески, сплачені Протягом другого півріччя 2010 року. Сума сплачених внесків може перевищувати суму нарахованих внесків.

Суми сплачених внесків по кожній застрахованій особі визначаються в результаті розподілу загальних сум перерахованих на страхову й накопичувальну частину пенсії внесків пропорційно до нарахованих сум внесків. Такий порядок відповідає Правилам обліку страхових внесків, що включаються в розрахунковий пенсійний капітал, затверджених Постановою Уряду РФ від 12.06.2002 № 407. Пропорція для розподілу розраховується окремо для кожного звітного періоду. Якщо в II півріччі 2010 року проводиться погашення заборгованості по страхових внесках за застрахована особа, яка звільнена в I півріччі, то сплачені суми відображаються в індивідуальних відомостях за звітний період, в якому ці суми сплачено, тобто в індивідуальних відомостях за 2010 рік.

На застрахованих осіб, у яких в I півріччі 2010 року суми виплат, вироблених в їх користь, перевищили граничну величину бази для нарахування страхових внесків (415 000 руб.), За 2010 рік подаються індивідуальні відомості, що містять тільки дані про страховий стаж застрахованої особи.

Індивідуальні відомості формуються в розрізі категорій застрахованих осіб. Для кожної категорії формується окрема пачка відомостей СЗВ-6-1 або реєстр СЗВ-6-2 . Застрахована особа може ставитися до декількох категорій (якщо внески з виплат на його користь сплачувалися за різними тарифами). Наприклад, страхові внески з виплат на користь працівників організації, яка застосовує загальну систему оподаткування та сплачує ЕНВД по окремих видах діяльності, у 2010 році сплачувалися: щодо діяльності, оподатковуваної ЕНВД - по зниженим тарифам. Відомості про стаж і внески таких застрахованих осіб слід розділити за категоріями і зробити окремі пачки СЗВ-6-1 або реєстри СЗВ-6-2 для кожної категорії застрахованих осіб.

В результаті вийде, що відомості про одне й те ж застраховану особу будуть включені в кілька документів СЗВ-6-1 , СЗВ-6-2 (В кожен з яких увійде тільки "частина" відомостей, що відносяться до відповідної категорії застрахованої особи).

Підготовка відомостей в програмі

Порядок підготовки звітних відомостей розглянемо на прикладі програми "1С: Зарплата і управління персоналом 8".

Для підготовки індивідуальних відомостей в програмі призначені наступні документи:

• для індивідуальних відомостей за формами СЗВ-6-1 , СЗВ-6-2 - документи Відомості про страхові внески та стаж застрахованих осіб (СЗВ-4, СЗВ-6);
• для опису за формою АДВ-6-2 - документи Опис відомостей АДВ-6-2 (до 2010 року - Відомість сплати АДВ-11).

У програмі є спеціалізований інструмент, який дозволяє сформувати всі необхідні відомості за один крок - обробка Підготовка даних для ПФР.

Щоб сформувати звіт потрібно:

• зробити автоматичне формування відомостей;
• перевірити і при необхідності відредагувати автоматично сформовані програмою записи, що стосуються стажу працівників;
• сформувати друковані форми документів (файли) для передачі в ПФР.

Підготовка до формування відомостей

Розглянемо, які дані повинні бути введені в програму для можливості автоматичного формування індивідуальних відомостей.

1. Дані довідника Організації. Повинні бути вказані коди ІПН, КПП, реєстраційний номер в ПФР, організаційно-правова форма по ОКОПФ. Якщо організація (відокремлений підрозділ організації з виділеним балансом) розташована в особливих територіальних умовах (районах Крайньої Півночі, зоні відчуження і т. П.), То для неї має бути вказано значення територіальних умов ПФР (вказується вибором з відповідного класифікатора ПФР на закладці Розрахунок зарплати форми редагування відомостей про організацію).

2. Дані довідника Підрозділи організацій. Якщо в районі з особливими територіальними умовами розташовується одне або кілька відокремлених підрозділів організації, не виділені на окремий баланс, то значення територіальних умов ПФР має бути зазначено для відповідних елементів довідника Підрозділи організацій.

3. Дані довідника Посади організацій. Якщо в організації є посади зі списків професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість в яких дає право на пільгове пенсійне забезпечення (Список № 1, Список № 2, затверджених постановою Кабінету Міністрів СРСР від 26.01.1991 № 10 ), То для них в довіднику Посади організацій повинен бути вказаний відповідний Код позиції списку (рис. 1).

Мал. 1

Для посад, робота на яких дає право на дострокове призначення пенсії, в довіднику Посади організацій повинен бути заповнений реквізит Підстава вислуги років - вказана позиція з відповідного класифікатора ПФР.

4. Відомості про штатні одиниці організацій. Якщо в організації є робочі місця, які віднесені до робочих місць з важкими або шкідливими умовами праці, робота на яких дає право працівнику на пільгове пенсійне забезпечення, то в регістрі відомостей Штатний розклад організацій для відповідних штатних одиниць повинен бути заповнений реквізит Умови праці (рис. 2).

Мал. 2

5. Відомості про періоди роботи. За звітний період в програмі повинні бути введені всі кадрові документи: Прийом на роботу в організацію, Кадрове переміщення організацій, Звільнення з організацій. Періоди роботи для осіб, які виконували протягом звітного періоду роботи за цивільно-правовими договорами, повинні бути зареєстровані за допомогою документів Договір на виконання робіт з фіз.особою. На підставі цих даних будуть формуватися записи про стаж застрахованих осіб.

6. Персональні дані застрахованих осіб. Для осіб, які виконували протягом звітного періоду роботи за трудовими договорами або цивільно-правовими договорами, в довіднику Фізичні особи обов'язково повинні бути вказані: ПІБ; номер страхового свідоцтва ПФР; дані документа, що посвідчує особу; адреса для інформування фізособи (адреса, за якою ПФР буде направляти інформацію про стан індивідуального особового рахунку).

7. Відомості про інвалідність фізичних осіб. Відомості вводяться в розділі Інвалідність форми редагування даних фізичної особи і зберігаються в періодичному регістрі відомостей Відомості про інвалідність фізосіб.

8. Відомості про особливі періодах стажу. У підсистемі нарахування зарплати повинні бути проведені всі нарахування за звітний період, в тому числі за періоди тимчасової непрацездатності, відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною, а також зареєстровані відпустки без збереження зарплати. Виділення особливих періодів стажу при формуванні відомостей буде проводитися за даними регістра розрахунку Основні нарахування організацій. Отже, якщо якийсь період в підсистемі нарахування зарплати зареєстрований не буде, в записи про стаж він не потрапить.

9. Налаштування видів розрахунків. Повинні бути налаштовані види розрахунків з плану видів розрахунків Основні нарахування організацій. Для видів розрахунків, які реєструють нарахування за роботу повну зміну в межах норми часу, а також за невідпрацьовані повні зміни, повинен бути заданий Вид стажу для цілей персоніфікованого обліку ПФР (вказується на закладці Використання форми виду розрахунків - рис. 3). Для видів розрахунків, які реєструють звичайні періоди роботи, в цьому реквізиті зазначається значення включається в стаж для дострокового призначення пенсії. Це означає, що період роботи повинен відображатися в записах про стаж, причому якщо у працівника є якісь особливі підстави для пенсійного забезпечення (особливі умови праці і т. П.), То цей період роботи повинен визначатися як стаж "особливої ​​роботи". Якщо підстав для пільгового пенсійного забезпечення немає (незаповнені реквізити особливих умов для організації, підрозділу, посади, штатної одиниці), то цей період враховується в записах про стаж як період нормальної роботи.

Мал. 3

Якщо якісь періоди роботи не повинні включатися до стажу "особливої роботи", але повинні зараховуватися до страхового стажу, то для відповідних видів розрахунків слід вказати значення включається до страхового стажу. Для видів розрахунків, які реєструють особливі періоди стажу, має бути зазначено:

• для тимчасової непрацездатності - значення Тимчасова непрацездатність;
• для відпусток без збереження зарплати - значення Відпустка без збереження зарплати;
• для відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами - значення Декрет;
• для відпусток по догляду за дитиною до 1.5 років - значення Діти.

Для видів розрахунків, які реєструють періоди, які не зараховуються до страхового стажу, наприклад, про людське око розрахунків Прогул, простій з вини працівника, вказується значення Не включається до страхового стажу.

10. Відомості про нараховані та сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування. Повинен бути проведений розрахунок страхових внесків за всі місяці звітного періоду (розраховані і проведені документи Нарахування страхових внесків). Повинні бути відображені відомості про сплату страхових внесків на страхову й накопичувальну частину пенсії (запроваджено та проведено документи Розрахунки по страхових внесках з видом операції Сплата).

Автоматичне формування відомостей

Розглянемо, як сформувати індивідуальні відомості за 2010 рік за допомогою обробки Підготовка даних для ПФР (рис. 4).

Мал. 4

У формі обробки необхідно вказати організацію (або відокремлений підрозділ з виділеним балансом), від імені якої формуються відомості. У реквізиті Звітний період - вказати 2010 рік. Перемикач Призначення при підготовці звітних відомостей встановити в положення Квартальна звітність (СЗВ) *.

Примітка:
* Позиція перемикача називається "Квартальна звітність (СЗВ)", оскільки з 2011 року індивідуальні відомості повинні надаватися до органів ПФР з періодичністю раз в квартал (звітними періодами зізнаються перший квартал, півріччя, дев'ять місяців і календарний рік). У 2010 році звітними періодами були перше півріччя і календарний рік.

Потім за допомогою кнопки Сформувати відомості запускається процедура автоматичного формування звітних відомостей. Сформовані відомості відображаються в формі обробки:

• у верхній області даної форми (Документи, пачки документів) відображаються дані опису за формою АДВ-6-2 ;
• в середній області (Склад опису) відображається список автоматично сформованих пачок документів СЗВ-6-1 і реєстрів СЗВ-6-2 . Для кожного документа наводяться відомості про суми нарахованих та сплачених внесків, розрахованих в цілому по документу. У правій частині наводяться дані виділеного в списку документа: тип відомостей - вихідні, тип форми СЗВ-6-1 або СЗВ-6-2 , Дата заповнення, номер пачки, категорія застрахованої особи, дані про керівника. Переміщаючи курсор по списку документів можна переглянути дані кожного документа;
• в нижній області форми (Склад пачки) відображається список застрахованих осіб, відомості про яких містяться у виділеному документі. У правій частині можна побачити індивідуальні відомості особи, виділеного в списку в лівій частині форми. Переміщаючи курсор по списку застрахованих осіб можна переглянути індивідуальні відомості кожної особи. За допомогою кнопки Перенести в іншу пачку можна перенести відомості застрахованої особи в іншу пачку документів СЗВ-6-1 або реєстр СЗВ-6-2 .

Зібрані відомості групуються за категоріями застрахованих осіб і автоматично розбиваються на пачки документів СЗВ-6-1 і реєстри СЗВ-6-2 .

Категорія застрахованої особи, до якої слід віднести відомості, визначається по виду тарифу страхових внесків, встановленого для організації. Для інвалідів використовується категорія "ОЗОІ (ОСОБЛИВА / ЗОНА / ОРГАНІЗАЦІЇ / ІНВАЛІДІВ)". Для організацій, переведених на сплату ЕНВД, відомості про застрахованих осіб відносяться до категорії "Усенов (спрощена / СИСТЕМА / ЄДИНИЙ / ПОДАТОК)" при наявності у застрахованої особи внесків, обчислених по зниженим тарифом. При цьому враховується, що вид тарифу внесків, наявність ЕНВД, статус інвалідності може змінюватися протягом звітного періоду, т. Е. Категорія застрахованої особи визначається окремо для кожного місяця звітного періоду.

Для кожної категорії застрахованих осіб формується окрема пачка відомостей СЗВ-6-1 або реєстр СЗВ-6-2 .

До реєстру за формою СЗВ-6-2 містяться відомості про застрахованих осіб, які не мають підстав для пільгового пенсійного забезпечення і "особливих" періодів стажу (відпусток без збереження зарплати, тимчасової непрацездатності тощо. п.). У реєстрі можуть бути вказані декілька записів про стаж одного і того ж застрахованої особи (наприклад, в разі якщо працівник був звільнений, а потім знову прийнятий на роботу протягом звітного періоду). Максимальна кількість записів в одному реєстрі СЗВ-6-2 становить 32 000.

Відомості про застрахованих осіб, що мають у звітному періоді "особливі" періоди стажу і / або підстави для пільгового пенсійного забезпечення, поміщаються в пачки документів СЗВ-6-1 . Максимальна кількість документів СЗВ-6-1 в пачці - 200. Якщо в організації працює понад 200 осіб, що відносяться до однієї і тієї ж категорії застрахованих осіб, відомості за якими необхідно подати за формою СЗВ-6-1 , То при автоматичному формуванні відомостей будуть створені кілька пачок документів.

Для всіх сформованих відомостей формується одна опис формою АДВ-6-2 . При записи відомостей в інформаційну базу опис зберігається у вигляді документа Опис відомостей АДВ-6-2 . Кожна пачка документів за формою СЗВ-6-1 і реєстр за формою СЗВ-6-2 зберігається у вигляді примірника документа Відомості про страхові внески та стаж застрахованих осіб. Посилання на документи Відомості про страхові внески та стаж застрахованих осіб прописуються в табличній частині документа Опис відомостей АДВ-6-2 . Таким чином, комплект звітних відомостей в програмі є один документ Опис відомостей АДВ-6-2 і пов'язані з ним документи Відомості про страхові внески та стаж застрахованих осіб.

Робота з цими документами (перегляд, редагування, друк, вивантаження в електронному вигляді) може проводитися безпосередньо в формі обробки Підготовка даних для ПФР.

Перегляд і редагування записів про стаж

Переглянути та при необхідності відредагувати записи про стаж можна в формі обробки Підготовка даних для ПФР. Записи про стаж працівника відображаються в табличній частині Періоди роботи за звітний період.

Якщо в звітному періоді у працівника були особливі періоди стажу (тимчасова непрацездатність, відпустка без збереження зарплати, по вагітності та пологах, по догляду за дитиною), то в записах про стаж вони будуть виділені окремо (рис. 5). Код, передбачений в класифікаторі для цього періоду стажу, буде вказано в реквізиті Відпустка / хвороба.

Мал. 5

Якщо протягом звітного періоду у працівника були періоди роботи в особливих умовах, що дають право на дострокове призначення пенсії, то для цих періодів стажу заповнюються відповідні реквізити записів про стаж (див. Таблицю 2). Деякі з цих відомостей заповнюються автоматично, для інших передбачений тільки ручне введення.

Таблиця 2

Умови заповнення реквізитів

Заповнюються реквізити записи про стаж

Заповнити форму

джерело автозаповнення

Якщо робота проводилася в особливих територіальних умовах, то вказується код особливих територіальних умов.
Якщо при цьому робота проводилася в режимі неповного робочого часу, то додатково уточнюється частка займаної ставки (при роботі неповний робочий день) або кількість фактично відпрацьованих у особливих умовах місяців і днів (при роботі неповний робочий тиждень).

Територіальні умови: Код

+

Вказується значення реквізиту Територіальні умови ПФР довідника Організації або Підрозділи організацій

Територіальні умови: Ставка

+

Вказується кількість ставок за даними кадрового обліку. Заповнюється тільки для працівників, яким призначено графік неповного робочого часу типу Неповний робочий день.

Факт. відпрацьовані. час: Місяці, Дні

-

Якщо робота проводилася в особливих умовах праці, то вказується код особливих умов праці та додатково уточнюється код позиції списку професій пільгового пенсійного забезпечення (якщо такий список передбачений для цих умов праці). У деяких випадках потрібно також вказати додаткові відомості про обчислення стажу в особливих умовах (код обчислюється стажу, фактично відпрацьований час).

Умови праці: Код особливих умов праці

+

Вказується значення реквізиту Умови праці відповідного запису штатного розкладу

Умови праці: Код позиції списку

+

Вказується значення реквізиту Код позиції списку довідника Посади організацій

Обчислення стажу: Код

-

Факт. відпрацьовані. час: Місяці, Дні

-

Якщо дострокове призначення пенсії покладено за професією працівника (педагогічний, медичний персонал, льотчики і т. П.), То вказується код умов для дострокового призначення пенсії та в необхідних випадках вводяться додаткові відомості (години та хвилини або кількість ставок).

Дострокове призначення пенсії: Код

+

Вказується значення реквізиту Підстава вислуги років довідника Посади організацій

Дострокове призначення пенсії: Годинники / місяці

-

Дострокове призначення пенсії: Хвилини

-

Дострокове призначення пенсії: Ставка

+

Вказується кількість ставок за даними кадрового обліку. Заповнюється для кодів вислуги років педагогічного та медичного персоналу (28-ПД, 28-СМ, 28-СМХР, 28-ГД, 28-ГДХР).

Ручне редагування сформованих записів про стаж потрібно в наступних випадках:

• якщо особа працює в особливих або шкідливих умовах праці, і в програмі не ведеться штатний розпис, або дані кадрового обліку не відповідають штатним розкладом, то код особливих умов праці вказується вручну;
• якщо особа за родом роботи має різні умови праці, причому неможливо виділити період роботи в особливих або шкідливих умовах праці, то для нього необхідно ввести кілька записів про стаж із зазначенням кількості місяців і днів роботи;
• якщо особа має право на пільгове пенсійне забезпечення, за яким передбачається обчислення стажу відповідно до помісячного урахуванням фактично відпрацьованого часу (наприклад, для водолазів або при роботі в умовах підвищеного атмосферного тиску);
• якщо особа має право на дострокове призначення пенсії по підставі, для якого правилами заповнення форми СЗВ-6-1 передбачено обов'язкове зазначення додаткових відомостей (наприклад, наліт годин для роботи в льотному складі).

приклад 1

Працівник організації виконує роботи у шкідливих умовах праці (код особливих умов - 27-2) на посаді фарбаря хутра та шубної овчини (код позиції за списком № 2 - 2210800а-13184). Відомості про умови праці в регістрі відомостей Штатний розклад організацій, код позиції списку вказано в довіднику Посади організацій. Записи про стаж працівника формуються повністю автоматично, при цьому заповнюються код особливих умов праці та код позиції списку (рис. 6).

Мал. 6

приклад 2

Працівник виконує роботи в різних умовах праці, причому неможливо виділити період роботи в особливих або шкідливих умовах праці. Автоматично сформовані записи про стаж необхідно скорегувати вручну: по одному періоду роботи необхідно ввести кілька записів про стаж для різних умов роботи із зазначенням кількості місяців і днів роботи. Початок і закінчення періоду, а також територіальні умови вказуються тільки в першому записі (рис. 7).

Мал. 7

приклад 3

Працівник працює в організації, розташованої в особливих територіальних умовах (МКС) на півставки в режимі неповного робочого часу (неповний робочий день). Відомості про територіальних умовах вказані в довіднику Організації, кількість займаних ставок вказано при прийомі співробітника на роботу. Записи про стаж працівника формуються повністю автоматично, при цьому заповнюються код територіальних умов і, так як працівник працює неповний робочий день, вказується кількість займаних їм ставок (рис. 8).

Мал. 8

Відомості про суми внесків

Суми нарахованих та сплачених внесків на страхову й накопичувальну частину пенсії по кожній застрахованій особі можна побачити в формі обробки Підготовка даних для ПФР, фактично ці відомості зберігаються в документах Відомості про страхові внески та стаж застрахованих осіб (СЗВ-4, СЗВ-6). При автоматичному формуванні відомостей суми внесків заповнюються автоматично. При необхідності переформувати відомості по внесках на підставі даних інформаційної бази необхідно скористатися кнопкою Розрахувати внески.

Нараховані суми внесків визначаються за даними регістра накопичення Страхові внески обчислені. Дані в цей регістр заносяться при проведенні документа Нарахування страхових внесків. Суми нарахованих внесків зберігаються в розрізі фізичних осіб і місяців звітного періоду, тому для відображення суми нарахованих внесків за страховим особі в звітності проводиться підсумовування внесків по цій особі за всі місяці звітного періоду (звичайно, за умови, що категорія застрахованої особи протягом звітного періоду не змінювалася; якщо ж категорія змінювалася, то внески для кожної категорії підсумовуються окремо).

Сума сплачених по кожній застрахованій особі внесків визначається розрахунковим шляхом - шляхом пропорційного розподілу загальної сплаченої суми між застрахованими особами. Розподіл проводиться пропорційно сумі нарахованих внесків. Причому, так як в звітному періоді виробляються не тільки поточні платежі, але і сплата внесків в рахунок погашення заборгованості за попередні періоди, то розподіл здійснюється окремо для кожного звітного періоду.

При формуванні відомостей за 2010 рік - окремо розподіляються внески, сплачені в II півріччі 2010 року за I півріччя 2010 року, і окремо - за II півріччя 2010 року.

Сума сплачених за звітний період внесків розраховується окремо для страхової та накопичувальної частини за формулою:

Сплачено внесків по ЗЛ (застрахованій особі) = <Нараховано внесків по ЗЛ> х <сплачено внесків за все>: <Нараховано внесків за все>,

де:
Нараховано внесків по ЗЛ - сума нарахованих по цій застрахованій особі і по цій категорії застрахованих осіб за звітний період внесків;
Сплачено внесків всього - загальна сума сплачених у звітному періоді внесків;
Нараховано внесків за все - загальна сума нарахованих за звітний період внесків щодо всіх застрахованих осіб.

Загальні суми нарахованих і сплачених за звітний період внесків визначаються за даними регістра накопичення Розрахунки по страхових внесках. Загальна сума нарахованих внесків заноситься в цей регістр документом Нарахування страхових внесків (по виду руху Прихід). Суми сплачених внесків реєструються документами Розрахунки по страхових внесках (по виду руху Витрата). У звітності враховуються тільки суми внесків, відображені по виду платежу Податок (внески): нараховано / сплачено.

приклад 4

За 2010 рік з виплат на користь працівника організації було нараховано страхових внесків на страхову частину пенсії (на накопичувальну частину страхові внески не нараховувались, т. К. Працівник старше 1966 року народження.): За I півріччя - 19 200,00 руб., за II півріччя - 19 200,00 руб. Всього по організації нараховано внесків на страхову частину пенсії: за I півріччя - 299 619,47 руб., За II полугодіе- 238 622,92 руб. Сплачено внесків на страхову частину пенсії: в I півріччі - 247 782 руб., В II полугодіі- 256 160 руб., В т. Ч. В липні за червень - 51 837 руб.

В індивідуальних відомостях працівника за I півріччя 2010 року була відображена сплачена сума внесків = 19 200 руб. х 247 782 руб .: 299 619,47 руб. = 15 878,19 руб.

При формуванні індивідуальних відомостей за 2010 рік сума сплачених за працівникові внесків складе 19 761,95 руб .:
- за I півріччя - 19 200 руб. х 51 837 руб .: 299 619,47 руб. = 3 321,78 руб.
- за II півріччя - 19 200 руб. х (256 160 руб. - 51 837 руб.): 238 622,92 руб. = 16 440,17 руб.

приклад 5

Працівник організації був звільнений в червні 2010 року. За 2010 рік з виплат на користь працівника було нараховано внесків на страхову частину пенсії 8 685,71 руб. (На накопичувальну частину пенсії внески не нараховувались, т. К. Працівник старше 1966 року народження.).

Загальна сума нарахованих внесків на страхову частину пенсії по всій організації за I півріччя 2010 року склала: 299 619,47 руб., Сума сплачених внесків - 247 782 руб. В індивідуальних відомостях працівника за I півріччя 2010 року було відображено суму сплачених внесків: 8 685,71 руб. х 247 782 руб .: 299 619,47 руб. = 7 182,99 руб.

Так як сплата частини нарахованих внесків за звільненого працівника проводиться в II півріччі 2010 року, то на нього формуються звітні відомості та за звітний період 2010 рік. При цьому, так як працівник в II півріччі не працював, то записи про стаж не заповнюються. Виплати на користь працівника в II півріччі не проводилися, страхові внески не нараховувались. В індивідуальних відомостях будуть дані тільки про сплачені внески.

В цілому по організації в II півріччі перераховано внесків на страхову частину пенсії за I півріччя (в липні за червень) 51 837 руб. В індивідуальних відомостях за 2010 рік по працівнику відображена сума сплачених внесків, розрахована за пропорції I півріччя: 8 685,71 руб. х 51 837 руб .: 299 619,47 руб. = 1 502,71 руб.

Підготовка форми АДВ-11

Якщо організація на початок 2010 року має заборгованість або переплату за внесками на обов'язкове пенсійне страхування, що утворилася станом на 31.12.2009 включно, то вона повинна подати до органів ПФР форму АДВ-11 "Відомість сплати страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування" за 2010 рік .

Підготовка форми АДВ-11 за 2010 рік в програмі проводиться за допомогою документа Опис відомостей АДВ-6-2 (до 2010 року - Відомість сплати АДВ-11) з перемикачем, встановленим в положення АДВ-11. Документ можна ввести з форми обробки Підготовка даних для ПФР, додавши його до списку Документи, пачки документів по команді Додати -> АДВ-11 (рис. 9).

Мал. 9

У табличній частині Розрахунки з ПФР за 2002-2009 роки вказуються суми заборгованості зі сплати страхових внесків на початок звітного періоду, суми сплачених внесків протягом звітного періоду, а також, якщо заборгованість не була погашена, - суми заборгованості на кінець періоду. Дані наводяться в розрізі років утворення заборгованості.

Якщо у організації на початок 2010 року була переплата по страхових внесках, то суми переплати вказуються зі знаком мінус. У разі проведення у 2010 році податковими органами заліку (повернення) сум страхових внесків за 2002-2009 роки суми заліку (повернення) відображаються в графі "Сплачено" з негативним значенням.

Отримання друкованих форм і файлів для передачі в ПФР

За підготовленим відомостями з форми обробки Підготовка даних для ПФР можна отримати всі необхідні друковані форми і файли. Щоб сформувати друковані форми відразу для всіх переданих документів слід скористатися кнопкою Друк всіх пачок. Для формування і збереження на диску комплекту файлів для передачі в ПФР в електронному вигляді - кнопкою Всі файли на диск.

Перед формуванням друкованих форм і файлів проводиться перевірка відомостей на наявність помилок. При наявності помилок в будь-якому документі друкована форма / файл для нього не формується, і користувачеві видається повідомлення про помилку.

Допущену помилку слід виправити і надрукувати ще раз / вивантаження.

Після передачі відомостей в ПФР необхідно провести всі документи Відомості про страхові внески та стаж застрахованих осіб (СЗВ-4, СЗВ-6), що містять передані відомості, і документ Опис відомостей АДВ-6-2 . При проведенні документів копії відповідних їм файлів зберігаються в регістрі відомостей Архів даних регламентованої звітності та редагування документів забороняється.

Звертаємо вашу увагу, що форми персоніфікованого обліку мають наскрізну нумерацію зі звітами РСВ-1.

У конфігураціях на платформі "1С: Підприємство 8" реалізований механізм обміну документами в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку між страхувальниками і територіальними органами ПФР з використанням електронного цифрового підпису в уніфікованому форматі транспортного повідомлення, затвердженому розпорядженням Правління ПФР від 11.10.2007 № 190р .

Про порядок використання цього механізму ми писали в статті "1С: Підприємство 8": електронний документообіг з ПФР ", опублікованій в номері 10 (жовтень)" БУХ.1С "за 2010 рік.