- Заповнення авансового звіту по відрядженню
- Особливості оформлення авансового звіту по відрядженню
- Додаткові документи
- Документи, що підтверджують витрати
Згідно ст. 252, п.1 ст. 264 НК РФ: витрати на відрядження - це витрати по виробництву і реалізації, які стосуються інших витрат. Стаття 313, ст.314 НК РФ: інформація про витрати повинна бути підтверджена первинною документацією. До підтверджуючої документації відноситься і звіт про відрядження. Без нього не можна підтвердити виданий аванс і витрати. Витрати приймаються до обліку, згідно з датою оформлення звіту.
У цій статті ви знайдете інформацію:
- заповнення авансового звіту про відрядження;
- особливості оформлення авансового звіту про відрядження;
- додаткові документи;
- документи, що підтверджують витрати;
- зразки авансових звітів по відрядженні.
Зазвичай, при запланованій заздалегідь відрядженні співробітникові в бухгалтерії видається аванс. У нього включаються кошти на проїзд, проживання, харчування. Щодо витрат отриманого авансу працівник повинен надати звіт, в якому вказується кінцева сума витрат. Якщо ця сума перевищує видані аванс, то співробітникові нараховується різниця. Якщо сума витрат менше виданого авансу, то співробітник повинен повернути кошти в касу.
Заповнення авансового звіту по відрядженню
Авансовий звіт є документом чітко регламентуються законодавством. Подається він для підтвердження понесених у відрядженні витрат. Разом з авансовим звітом надаються і оригінальні документи, що підтверджують витрати - квитки, чеки та ін.
Коректно складений звіт про витрати на відрядження потрібен щоб підтвердити витрати, тому що вони в свою чергу відображаються на податках підприємства. Складає авансовий звіт працівник, який прибув з відрядження . Щодо заповнення звіту він передається для перевірки в бухгалтерію. Потім після підписання звіту керівником співробітнику можуть бути повернуті кошти в разі якщо він не отримував аванс або перевищив суму авансу.
Термін здачі звіту - 3 робочих дні після повернення з відрядження. Фінансовий звіт по відрядженні є документом суворої звітності. Заповнюється він за формою №АО-1.
Особливості оформлення авансового звіту по відрядженню
Заповнюється звіт в одному екземплярі в паперовому або електронному вигляді. Звіт про витрати повинен бути підписаний особою його заповнив і в такому вигляді зданий в бухгалтерію, після чого він передається на підпис керівнику. На документі також має бути присутня підпис бухгалтера.
Додаткові документи
Згідно з постановою №749 від 13.10.2008 р визначено такий пакет документів на відрядження:
Посвідчення про відрядження певного зразка. Виписується на кожну відрядження на території Росії. У ньому ставиться дата, підпис і печатку при вибутті з організації від якої відряджений співробітник. Приймаюча організація також ставить підпис, печатка і дату прибуття і від'їзду співробітника. Після повернення в бухгалтерії проставляється дата прибуття.
- Квитанції, чеки, що підтверджують оплату за проживання.
- Квитки, чеки, квитанції, що підтверджують всі витрати відрядженого співробітника.
- Звіт про відрядження, підписані керівництвом.
- Інші витрати на відрядження.
Згідно з постановою уряду Росії від 13.10.2008 N 749 всі відрядні документи повинні заповнюватися відповідним чином. Кожен документ, що підтверджує витрати повинен бути приклеєний на лист А4. При відсутності оригінальних квитків, чеків, квитанцій тощо. Документів або при неналежному заповненні звіту, бухгалтерія має право не оплатити співробітнику відрядження. До того ж під час податкової перевірки на організацію може бути накладений штраф.
Документи, що підтверджують витрати
- Касовий чек, повинен підтверджувати оплату, може перевіряється податковою. Відрядженому слід правильно зберігати чеки - при попаданні вологи або прямого сонячного проміння інформація може стати невидно. Чек без інформації або з нерозбірливою інформацією не може бути прийнятий.
- Товарний чек - багато організацій працюють без касових апаратів. Тоді співробітником повинен бути запитаний товарний чек. У ньому має бути зазначено - найменування організації, підпис і дата, посада заполнявшего, господарська операція, кількість, вартість, підсумкова сума. При відсутності супровідного чека на бланку повинна стояти печатка організації, що видала товарний чек.
- Бланки суворої звітності. Такий документ повинен містити реквізити юридичної особи, досконалу операцію, суму, вартість, дату, посаду підписала.
Зразки авансових звітів по відрядженню
Бланк авансового звіту в основному не зазнав змін. У новій редакції з'явилася одна рядок - розписка бухгалтера в отриманні звіту.
На лицьовій стороні: вказуються особисті дані відрядженого, інформація про аванс і документ, що підтверджує видачу грошей. Га зворотному боці - номер документа, дата витрати, найменування послуги (товару) сума, документи, що підтверджують витрати.
Якщо співробітником відрядження кошти були витрачені в особистих потребах, або їм було втрачено чеки і квитанції підтверджують витрати, то відсутня сума списується з відрядження шляхом вирахування з заробітної плати.
