Матеріал наданий компанією "RG-Soft"

На певному етапі розвитку підприємства роздрібної торгівлі ручна форма ведення обліку товарів і реєстрації продажів перестає відповідати масштабам діяльності. Крім того, відсутність автоматизованої системи обліку нерідко призводить до прямих фінансових втрат у зв'язку зі зловживаннями співробітників. У даній статті ми пропонуємо вам зробити три простих кроки по автоматизації роздрібного магазину за допомогою програми «1С: Роздріб».
Метою автоматизації роздрібного магазину є ефективне виконання таких функцій і вирішення наступних завдань:

• Продаж товарів (оформлення касових чеків, відображення оплати в різній формі)
• Облік товарів (надходження їх від постачальника або з центрального складу, розташування їх у торговому залі, інвентаризація)
• Ціноутворення (встановлення цін і знижок, підтримка дисконтних карт)
• Підтримка торгового обладнання (контрольно-касових машини, POS-систем, терміналів збору даних, сканерів штрих-кодів)
• Взаємозв'язок з бухгалтерськими та іншими програмами.

- підготовка
Налаштування «Магазин». Необхідно ввести - назва магазину і організації, а також налаштувати облікової політики.
Налаштування «Склади». Магазин може бути представлений в програмі не єдиним складом, а структурою об'єктів, серед яких можуть бути торгові зали, складські та підсобні приміщення, а також тимчасові (віртуальні) склади. Так, при автоматизації магазина одягу можна створити розгорнуту структуру складів, що складається з декількох відділів ( «верхній одяг», «білизна», «костюми»), а також підсобних приміщень, а потім налаштувати автоматичне розміщення товару, що надходить на різні склади.
Налаштування «Товари». Інформація про товари вводиться максимально докладно: для того, щоб в подальшому користуватися сканером, в базу заносяться штрих-коди. Для друку етикеток і цінників - задаються такі властивості, як «постачальник», «склад» і «термін придатності». Зауважимо, що для заповнення довідника товарів можна скористатися автоматичним завантаженням з текстового файлу, електронної таблиці, бази даних і інших джерел.
Налаштування «Ціни». Механізми ціноутворення в «1С: Роздріб» досить гнучкі і прості у використанні. При встановленні нових цін фіксується дата, починаючи з якої вони будуть діяти. Таким чином, можна заздалегідь внести інформацію про зміну цін, припустимо, з наступного тижня. Можна також реєструвати кілька типів цін, встановлюючи, наприклад, різні ціни для готівкової і безготівкової оплати (см.ріс.1).

Малюнок 1. Установка цін
Налаштування «Знижки». Найбільш популярними є такі види знижок:

• Знижка при покупці на певну суму (наприклад, понад 5000 рублів)
• Знижка при купівлі певної кількості товару (при покупці двох однакових товарів третій в два рази дешевше або безкоштовно)
• Знижки за дисконтними картками. Особливо цікавий варіант накопичувальних знижок за дисконтною карткою. У цьому випадку встановлюються пороги сум і розміри знижок, які починають діяти при досягненні кожного порога. В процесі покупки в базі буде накопичуватися інформація про суми продажів по кожній дисконтною карткою, а знижка буде розраховуватися автоматично, збільшуючись по досягненні чергового порогу.

На товар «Жіночі ботфорти коричневі» (вартість 5 тис. Руб.) Необхідно зробити сезонну знижку в розмірі 15%. Як це зробити, наочно представлено на Рис.2

Тепер уявімо, що прийшов покупець, у якого є дисконтна карта, яка дає йому право на додаткову знижку в 10%. Загальна знижка, яку він отримає, залежить від політики розрахунку знижок в магазині. Якщо знижки сумуються, то загальна знижка буде дорівнює 30%, і товар буде коштувати для нього 5000 - 30% = 3500 рублів. Якщо ж знижки накладаються один на одного (тобто спочатку діє одна знижка, а потім інша), то вартість товару буде обчислюватися по формулі (5000 - 20%) - 10% і складе 3600 рублів.
Програма в свою чергу передбачає обидва ці варіанти.

Налаштування «Права доступу». Правильне розмежування прав доступу важливо, перш за все, для контролю над співробітниками магазину. Воно дозволяє визначити для кожного користувача тільки ті дії, які відповідають його посаді, і виключає всілякі махінації з боку співробітників.
Для демонстрації можливостей програми «1С: Роздріб», в якості прикладу розглянемо найпростіший варіант - налаштування прав для двох користувачів: касира та адміністратора. Касиру можна дозволити тільки реєстрацію продажів і закриття касової зміни. Адміністратору зазвичай дається більше прав, наприклад, оформлення інвентаризації, повернень і перегляд звітності. Також необхідно визначити права на можливість зміни цін і знижок товару, наприклад, заборонити касиру змінювати вручну ціну і знижки. Це не дозволяє йому продати товар, за ціною, відмінною від встановленої адміністрацією магазину.

Однак в такому варіанті можлива наступна неприємна ситуація: в базі з яких-небудь причин забули змінити ціну, а на цінниках в магазині вже вказана нова ціна. Це може статися, наприклад, через неоперативної реєстрації змін в програмі (зміни вводяться на кілька днів пізніше). Розумним є надання матеріально відповідальної особи, наприклад, адміністратора, права дозволити зміну цін. Однак, багато власників магазинів не ставлять ніяких обмежень на дії співробітників, обумовлюючи це тим, що співробітники несуть матеріальну відповідальність за товар і за виручку.

Крок другий - налагодження обладнання
Для підвищення ефективності роботи роздрібного магазину необхідно правильно підібрати і налаштувати торгове обладнання.
У програмі «1С: Роздріб» підтримується робота з широким спектром сучасного торгового обладнання. Можлива установка фіскальних реєстраторів, терміналів збору даних, сканерів штрих-кодів, електронних ваг, дисплеїв покупця, еквайрингових систем, зчитувачів магнітних карт та іншого обладнання. Але, незважаючи на це, все ж варто перевірити, чи підтримується в програмі те обладнання, яке у вас вже є або яке ви збираєтеся купити. Для цього потрібно всього лише відвідати сайт 1С ( http://v8.1c.ru/retail/300/3010.htm ). Щоб підключити обладнання, якого немає в цьому списку, ви можете звернутися до фахівця, який правильно його налаштує. Однак інтеграція несумісного устаткування може зайняти значний час.
До вибору обладнання треба підходити дуже відповідально. Ось кілька простих рекомендацій для правильного вибору:

• Сканер штрих-коду. Сканери штрих-коду бувають стаціонарні і ручні. Якщо у вас невеликий магазин, швидше за все вам підійде ручний сканер, який, в свою чергу, може бути дротових або бездротових. Останній варіант набагато зручніше, але і коштує він значно дорожче. На російському ринку лідирують такі виробники сканерів, як SYMBOL TECHNOLOGIES, METROLOGIC і PSC.
• Фіскальний реєстратор. Фіскальний реєстратор здійснює реєстрацію інформації у фіскальній пам'яті та друкує чеки. Вся його робота управляється встановленим на комп'ютері програмним забезпеченням. Фіскальні реєстратори характеризуються швидкістю друку, шириною чека, габаритами, дизайном, економічністю і вартістю. Найбільшу стабільність і сумісність з «1С: Роздріб» показують фіскальні реєстратори фірми «ШТРИХ-М».
• Принтери етикеток. Для друку етикеток існують спеціальні принтери. Вони розрізняються за принципом друку на термічні і термотрансферні. Для тих магазинів, де часто змінюються ціни і друкуються нові етикетки, підійдуть термопринтери. Для них не потрібні витратні матеріали, але з часом етикетка темніє. Якщо вас не влаштовує такий ефект, то краще придбати термотрансферний принтер. При друку на ньому зображення на етикетках виходить міцним до стирання і довговічним. Крім того, у них є можливість друкувати кольорові етикетки. Але витратні матеріали до такого принтера будуть обходитися недешево.

Для настройки обладнання в програмі існує майстер підключення (см.ріс.3)


Налаштувавши обладнання, ми переходимо до заключного кроку.

Крок третій - оперативне управління
Основною функцією системи «1С: Роздріб» є реєстрація роздрібних продажів. Кожен продаж оформляється в системі у вигляді чека. Основний інтерфейс, з яким доводиться працювати касиру, називається робоче місце касира (РМК). Зовнішній вигляд РМК представлений на малюнку. Інтерфейс є простим і зручним і одночасно досить функціональним для виконання всіх необхідних операцій.

Малюнок 4. Робоче місце касира
Щоб оформити продаж, необхідно заповнити список товарів із зазначенням кількості (ціни поставляються автоматично), а потім вибрати потрібний вид оплати (см.ріс.5).

Відзначимо, що даний інтерфейс дуже зручний для сенсорного управління: він має великі кнопки і екранну цифрову клавіатуру. Саме тому для роботи з таким інтерфейсом варто придбати сенсорний дисплей. Однак роботу можна організувати і традиційним чином-за допомогою миші і клавіатури. Крім того, для всіх екранних кнопок передбачені поєднання клавіш, які дозволяють виконувати ті ж дії, що і екранна кнопка, за допомогою клавіатури.
Однією з основних завдань, яке вирішує автоматизація, є кількісний облік залишків. При надходженні товарів в магазин в програмі оформляються відповідні документи. Подібні дії виробляються і при списанні товарів.
Важливою частиною обліку є інвентаризація товарів. Адже регулярне проведення інвентаризацій є запорукою збереження майна підприємства. Механізм її реалізації в системі дуже простий. Щоб здійснити інвентаризацію, необхідно вважати штрих-коди товарів за допомогою сканера або терміналу збору даних. Після цього в програмі можна побачити звіт про розбіжності фактичної і облікової кількості товару. При виявленні надлишків товару можна автоматично сформувати документ для їх оприбуткування, при виявленні недостачі - документ списання.
Невід'ємною частиною оперативного управління є аналіз звітності. Аналіз звітності вкрай важливий для ефективного управління магазином. У конфігурації «1С: Роздріб» існує досить широкий функціонал для цих цілей. Основними звітами, що використовуються в системі, є:

• Звіт з продажу

У звіті з продажу аналізуються продажу магазину за певний період. У звіті можна зробити розбивку за періодами (дні, тижні), а також розбивку по відділах магазину, а також обчислювати середній розмір знижки.

• Звіт за валовим прибутком

Звіт за валовим прибутком дозволяє простежити продажу магазина з урахуванням собівартості товару, обчислюючи при цьому валовий прибуток. Такий звіт буде корисний для порівняння прибутковості товарів або груп товарів.

• Відомість товарів на складах (см.ріс.6)

Малюнок 6. Відомість товарів на складах

У звіті «Відомість по товарах на складах» відображаються обороти по товарах в кількісному вираженні за певний період. Звіт також дозволяє отримати інформацію про залишки товарів на певну дату. За допомогою даного звіту можна отримати графік надходження і відвантаження товарів зі складів магазину з будь-якою періодичністю, наприклад за кожен день протягом певного періоду часу.

• Товарний звіт (ТОРГ-29)

Уніфікована форма «ТОРГ-29», як правило, складається при сальдовом методі обліку товарів. Підписується бухгалтером і матеріально відповідальною особою. Перший примірник звіту з доданими документами, на підставі яких складається звіт, передається в бухгалтерію, другий примірник залишається у матеріально відповідальної особи.
Крім того, в програмі «1С: Роздріб» можна знайти також і специфічні звіти, такі як «планування потреб в номенклатурі», «план-фактний аналіз використання робочого часу працівниками» та інші.
Всі звіти конфігурації є гнучкими і налаштованим. Кількома кліками миші можна додати до звіту нові показники (кількість, сума) і аналітичні розрізи (наприклад, відділ або співробітник). Будь-який звіт можна побудувати на певну дату або за певний період. На дані, за якими будується звіт, можна накладати певні умови, наприклад, ставити відбір по групі товарів, або виділяти кольором ті магазини, які не виконали план з продажу. Для полегшення роботи користувачів можна реалізувати виклик всіх необхідних звітів прямо з робочого місця касира і адаптувати їх зовнішній вигляд для роботи з сенсорним екраном.
Якщо в системі «1С: Роздріб» відсутній необхідний звіт, він може бути реалізований фахівцем. Створення нескладного звіту займає не більше 1-2 годин.
Додаткові можливості.
Програма «1С: Роздріб» побудована таким чином, щоб звести рутинну роботу до мінімуму. Безліч додаткових функцій дозволять налаштувати конфігурацію «під себе».
Однією з таких функцій є друк етикеток і цінників. Раніше ми поговорили про вибір принтера етикеток, тут же розглянемо безпосередньо процес їх друку з програми. «1С: Роздріб» дозволяє сформувати довільний шаблон етикетки. Шаблони етикеток і цінників формуються максимально просто в призначеному для користувача режимі, при цьому в шаблон цінника можна вивести будь-яку інформацію, наявну в програмі. У цінник можна вивести найменування товару, ціну, штрих-код, дату установки цін і дату друку, артикул, а також різні властивості товару: розмір, колір, склад, виробник. Відзначимо, що шаблони етикеток або цінників налаштовуються всього один раз, після чого потрібні шаблони використовуються при всіх наступних сеансах друку.
Використовуючи різні комбінації шрифтів і стилів, можна створити будь-який зовнішній вигляд етикеток і цінників. (См.Ріс.7)

Малюнок 7. Налаштування шаблону цінника

Крім того, користувач може самостійно змінити зовнішній вигляд фіскального чека, додавши в нього необхідні дані (артикули, суму знижки, ПДВ і так далі). Адаптація касового чека під специфіку і потреби магазину є простою і зручною. (См.рис.8)

Малюнок 8. Налаштування зовнішнього вигляду чека

Комплексна автоматизація роздрібного магазину дозволяє ефективно впоратися з такими завданнями, як:

• Оперативне управління товарами в магазині
• Контроль продажів і роботи співробітників
• Оцінка ефективності роботи магазину і аналіз необхідної звітності
• Створення автоматизованого робочого місця шляхом підключення всього необхідного обладнання

Продукт «1С: Роздріб» є, з одного боку, потужним інструментом для автоматизації роздрібного магазину, а з іншого настільки простий і зручний, що при узгодженому наборі торгового обладнання терміни його впровадження складають близько 2-3 днів роботи команди наших фахівців. Впровадження продукту в магазині включає в себе установку і настройку торгового обладнання, налаштування програмного забезпечення, навчання користувачів і підтримку в перші дні роботи.